WHAT IS MS EXCEL

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल

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परिचय

इस अध्याय में हम माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का विस्तृत परिचय प्राप्त करेंगे। एक्सेल एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, जिसका उपयोग डेटा प्रबंधन, कैलकुलेशन और विश्लेषण के लिए किया जाता है। इसे माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के हिस्से के रूप में विकसित किया गया था, जो कि दुनिया के सबसे प्रमुख ऑफिस प्रोग्रामों में से एक है। इस अध्याय का उद्देश्य एक्सेल के महत्व, इसके उपयोग के तरीकों और इसके विभिन्न घटकों को समझाना है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का महत्व

• स्प्रेडशीट प्रोग्राम: एक्सेल एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, जिसका उपयोग विभिन्न प्रकार के डेटा को व्यवस्थित करने, कैलकुलेट करने और विश्लेषण करने के लिए किया जाता है।
• कैलकुलेशन और फ़ार्मूलाज: इसमें फार्मूलाज, पिवट टेबल्स, और माइक्रो प्रोग्रामिंग जैसी सुविधाएँ शामिल हैं, जो इसे उपयोगकर्ताओं के लिए अत्यधिक लाभकारी बनाती हैं।

एक्सेल के उपयोग के विविध क्षेत्र

• अकाउंटेंट्स और चार्टर्ड अकाउंटेंट्स: डेटा को ट्रैक करने और वित्तीय रिपोर्ट बनाने में एक्सेल का उपयोग करते हैं।
• शिक्षक और छात्र: शैक्षणिक परिणाम और स्कोर कार्ड बनाने में सहायक।
• व्यवसायिक उपयोग: सेल्स डेटा प्रबंधन, स्टॉक ट्रैकिंग और रिपोर्टिंग में आवश्यक।
• घरेलू उपयोग: शादी की गेस्ट लिस्ट, खाद्य सामग्री की सूची आदि बनाने में सहायक।

प्रोग्राम के संस्करणों का अवलोकन

• एक्सेल के कई संस्करण उपलब्ध हैं, जिनमें से एक्सेल 2016 एक प्रमुख संस्करण है। यह संस्करण पिछले और अगले संस्करणों की तुलना में समान कार्यक्षमता प्रदान करता है, हालांकि नए संस्करणों में कुछ अतिरिक्त सुविधाएँ हो सकती हैं।

1. वर्कबुक और स्प्रेडशीट की संरचना

• Excel खोलने पर एक प्रारंभिक स्क्रीन दिखाई देती है, जिसमें हाल ही में उपयोग किए गए स्प्रेडशीट और एक नया ब्लैंक वर्कबुक बनाने का विकल्प होता है।
• स्प्रेडशीट में कॉलम (जैसे, A, B, C) और रो (जैसे, 1, 2, 3) होते हैं, जिनका संयोजन सेल बनाता है (जैसे, A1, B2)।
• हर Excel वर्कबुक में 17 अरब से अधिक सेल हो सकते हैं, जिससे डेटा की विशालता का पता चलता है।
• रेंज का उपयोग एकत्रित सेल्स को संदर्भित करने के लिए किया जाता है, जैसे D4 से J14 तक।
• Excel के लेआउट में टैब, रिबन, स्क्रॉल बार, और फार्मूला बार शामिल होते हैं, जो उपयोगकर्ताओं को डेटा को आसानी से प्रबंधित करने में मदद करते हैं।

2. सेल वैल्यू दर्ज करना

• डेटा दर्ज करने के लिए सबसे पहले उस सेल का चयन करना आवश्यक है जिसमें डेटा डालना है।
• फिल हैंडल या ऑटोफिल हैंडल का उपयोग करके डेटा की पुनरावृत्ति को कम किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक पैटर्न दिखाकर, Excel उसे स्वचालित रूप से बढ़ा सकता है।
• द्विगुणित क्लिक से एक सेल में मौजूद डेटा को संपादित किया जा सकता है, जिससे केवल आवश्यक भाग को संशोधित किया जा सके।
• सेल्स में डेटा को कापी और पेस्ट करने के लिए Ctrl + C और Ctrl + V का उपयोग किया जा सकता है।

3. डेटा प्रबंधन और सेल्स में परिवर्तन

• डेटा को हटाने के लिए या तो उसका स्थानांतरण किया जा सकता है या उसे क्लियर किया जा सकता है, जिसमें फॉर्मेटिंग भी शामिल हो सकती है।
• नई रो और कॉलम जोड़ने के लिए, संबंधित नंबर या लेबल पर राइट-क्लिक करके इंसर्ट विकल्प का चयन किया जा सकता है।
• कॉलम का आकार समायोजित करने के लिए, कॉलम सीमाओं को खींचकर या डबल-क्लिक करके स्वचालित रूप से समायोजित किया जा सकता है।

4. सूत्रों का उपयोग

• Excel में सूत्रों की शुरुआत हमेशा = के साथ होती है। उदाहरण के लिए, =C2D2* एक सूत्र है जो C2 और D2 के मान को गुणा करता है।
• रिलेटिव सेल रेफरेंस का प्रयोग करते हुए, सूत्रों को ऑटोफिल हैंडल का उपयोग करके नीचे की ओर बढ़ाया जा सकता है, जिससे Excel स्वचालित रूप से संदर्भ को समायोजित करता है।
• एब्सोल्यूट सेल रेफरेंस का उपयोग करने के लिए $ प्रतीक का प्रयोग किया जाता है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि सूत्र को कॉपी करते समय संदर्भ स्थिर रहता है।

5. फंक्शन्स का उपयोग

• Excel में SUM, AVERAGE, MAX, MIN, और COUNT जैसी सामान्य फंक्शन्स का उपयोग किया जाता है।
• उदाहरण के लिए, =SUM(D2:D71) एक फंक्शन है जो निर्दिष्ट रेंज के सभी मानों का योग करता है।
• ऑटो सम विकल्प का उपयोग करके, उपयोगकर्ता बिना किसी फंक्शन को मैन्युअल रूप से टाइप किए, त्वरित सम प्राप्त कर सकते हैं।

6. प्रारूपण और चार्ट बनाना

• डेटा के विभिन्न प्रकारों को फार्मेट करने के लिए, उपयोगकर्ता कॉलम को चयनित करके विभिन्न नंबर फॉर्मेट्स लागू कर सकते हैं, जैसे करेंसी या अकाउंटिंग।
• फॉर्मेट पेंटर का उपयोग करके, उपयोगकर्ता एक सेल की फॉर्मेटिंग को अन्य सेल्स पर लागू कर सकते हैं।
• चार्ट बनाने के लिए, उपयोगकर्ता डेटा का चयन करके और ALT + F1 दबाकर त्वरित चार्ट बना सकते हैं।

7. प्रिंटिंग और प्रकाशन विकल्प

• Excel में प्रिंटिंग विकल्पों का उपयोग करते समय, उपयोगकर्ता प्रिंट पूर्वावलोकन देख सकते हैं और अपने डेटा को प्रिंट करने के लिए आवश्यक समायोजन कर सकते हैं।
• उपयोगकर्ता पेज लेआउट सेटिंग्स जैसे ओरिएंटेशन और स्केलिंग को समायोजित करके प्रिंट आउट को बेहतर बना सकते हैं।
• Excel में दस्तावेज़ों को PDF के रूप में सहेजने की सुविधा भी है, जो प्रकाशन के लिए उपयोगी हो सकता है।